Menu Sluiten

Europass-Mobiliteitstool


Deze webpagina is bedoeld voor onderwijsinstellingen en organisaties die Europass-Mobiliteit uitreiken of overwegen dit te gaan doen. Op deze pagina vind je informatie over de tool, handige hulpmiddelen, hoe je concreet aan de slag gaat en antwoorden op veelgestelde vragen (FAQ’s). Als eerste gebruiker raden we je ten sterkste aan om eerst deze pagina door te nemen vooraleer je doorgaat naar de tool zelf.

Ga naar de tool

De tool

De Europass-Mobiliteit is eenvoudig aan te vragen via de online Europass-Mobiliteitstool. Europass biedt alle zendende organisaties de mogelijkheid om Europass-Mobiliteitsdocumenten af te leveren aan de individuele deelnemers en om de inhoud van de leer- en werkervaring samen met de ontvangende organisatie vorm te geven. De betrouwbaarheid van de informatie wordt gegarandeerd door:

  • de uniforme presentatie en structuur van de documenten,
  • de ondertekening van zowel de zendende als de ontvangende organisatie,
  • het unieke identificatienummer van het document en
  • de Europese erkenning van het document.

Om toegang te krijgen tot de tool, klik je op de knop ‘Ga naar de tool’. In een eerste stap moet je je (als organisatie) registreren met je emailadres. Je krijgt een paswoord toegewezen door het systeem. Eens geregistreerd, kan je Europass-Mobiliteitsdocumenten aanmaken en beheren. Met je emailadres en wachtwoord kan je inloggen in de tool wanneer het jou past om verder te werken aan reeds aangemaakte Europass-Mobiliteitsdocumenten.

Tip 1: Je krijgt een paswoord toegewezen door het systeem. Hou dit voor jezelf goed bij want je kan dit niet wijzigen.
Tip 2: Je kan meerdere gebruikers aan je (organisatie) account toewijzen zodat je kan samenwerken met andere collega’s aan dezelfde documenten.
Tip 3: Gebruik de handleiding voor zendende organisaties voor nog meer tips en om je stap voor stap te helpen bij het aanmaken van de Europass-Mobiliteitsdocumenten (zie ‘Handige hulpmiddelen en documenten’).
Tip 4: Wist je dat je als Erasmus+ begunstigde in de tool ook je grant agreement (leerovereenkomst) voor leerlingen en personeel kan aanmaken in één beweging samen met de Europass-Mobiliteitsdocumenten?

Handige hulpmiddelen en documenten

Handleidingen voor zendende en ontvangende organisaties

Er zijn drie handleidingen opgesteld:

  • De handleiding voor de zendende organisatie,
  • De handleiding voor de ontvangende organisatie in het Frans en
  • De handleiding voor de ontvangende organisatie in het Engels.

In de handleiding voor zendende organisaties wordt de aanmaak van de Europass-Mobiliteiten via de tool stap voor stap uitgelegd aan de hand van print-screens. De handleiding voor ontvangende organisaties dien je enkel te gebruiken als je de ontvangende organisatie ook toegang wil geven tot de tool om de omschreven competenties te bekijken en eventueel aan te passen en/of om de ontvangende organisatie digitaal de Europass-Mobiliteitsdocumenten te laten handtekenen.

Tutorials

Naast de handleidingen hebben we ook een aantal korte tutorials gemaakt om je te helpen aan de slag te gaan in de tool. (in ontwikkeling).


Goede voorbeelden van Europass-Mobiliteit

We hebben twee voorbeelden van ingevulde Europass-Mobiliteiten uitgewerkt ter inspiratie:

Handleiding export Erasmus+ mobility tool naar Europass Mobiliteitstool

Voor goedgekeurde Erasmus+ projecten is het mogelijk om persoonsgegevens (van de houder en de ontvangende partner) te exporteren uit de Erasmus+ Mobility tool en deze te importeren in de Europass-Mobiliteitstool. Op die manier kan je veel dubbel werk uitsparen.

Opgelet: dit geldt enkel voor projecten goedgekeurd tot en met 2021. Vanaf 2022 wordt er een nieuwe Erasmus+ Mobility tool in gebruik genomen en zal er een nieuwe handleiding ontwikkeld worden.

De handleiding vind je hier.

Sjablonen voor toestemming van houders Europass-Mobiliteit

In de tool vind je twee sjablonen, namelijk ‘Toestemming leerlingen/minderjarigen’ en ‘Toestemming volwassenen’, om toestemming te verkrijgen van de houders om hun persoonsgegevens in te voeren in functie van het aanmaken van de Europass-Mobiliteit documenten. Dit zijn geen verplichte standaarddocumenten maar ze dienen als hulpmiddel om ervoor te zorgen dat je persoonsgegevens gebruikt volgens de GDPR-wetgeving. Je kan ze ook downloaden in de tool zelf.

Sjablonen Erasmus+ Grant Agreement – Personel en Learning Agreement

Begunstigden van het Erasmus+ Programma hebben de mogelijkheid om de leerovereenkomst (grant agreement) voor leerlingen en personeel in te vullen terwijl ze de Europass-Mobiliteit invullen. Gegevens van de zendende organisatie, de gastorganisatie en de houder zelf worden automatisch overgezet van het Mobiliteitsdocument naar de andere documenten. Meer info over de werkwijze vind je in de tool zelf en in de handleiding voor zendende organisaties.

Concreet aan de slag! Een Europass-Mobiliteit aanmaken in enkele eenvoudige stappen

Ben je een nieuwe gebruiker? Registreer je dan eerst in de tool

1

Registreren

Als je voor het eerst een Europass-Mobiliteit wil aanvragen, moet je je registreren. Ga naar www.europass-vlaanderen.be/maakjemobiliteit en klik op de knop “Ga naar de tool”. Er opent zich een nieuwe online pagina, de Europass-mobiliteitstool, en klik op de knop “Registreren”. Voer de gevraagde gegevens in en klik op de knop “Registratie verzenden”. Op het scherm krijg je een wachtwoord toegewezen.

Belangrijk: Bewaar dit wachtwoord op een veilige plaats. Samen met je email-adres zal je het nodig hebben telkens je inlogt.
2

Geef eenmalig jouw contactgegevens op

Login met het emailadres en wachtwoord dat je tijdens de registratie hebt ontvangen. Wanneer je voor het eerst inlogt, moet je eerst jouw contactgegevens invoeren. Sla de gegevens op en ga terug naar het hoofdmenu. Bij het aanmaken van de Europass-Mobiliteit worden deze gegevens nu telkens automatisch aangevuld onder het item “Zendende organisatie”.

3

In het hoofdmenu

Na registratie heb je verschillende opties in het hoofdmenu:

  • Europass-Mobiliteit aanvragen
  • Europass-Mobiliteit bewerken
  • Uw contactgegevens bewerken
  • Handtekening of stempel invoeren
  • Privacyverklaring houders downloaden

Dit hoofdmenu krijg je telkens te zien na in het inloggen.

Reeds geregistreerd? Zet dan de volgende eenvoudige stappen naar een ingevulde Europass-Mobiliteit

4

Start

Ga naar www.europass-vlaanderen.be/maakjemobiliteit en klik op de knop "Ga naar de tool". Er opent zich een nieuwe online pagina, de Europass-mobiliteitstool, en log in.

Klik op "Ik wil een Europass-Mobiliteit aanvragen". U kunt het document ten vroegste tien weken voor aanvang van uw project aanvragen en op elk moment achteraf aanvullen.

5

Accepteer toelatingsvoorwaarden

Voordat je kan doorgaan met de aanvraag, moet je de toepassingsvoorwaarden van Europass-Mobiliteit accepteren. Deze houden in dat je je als zendende organisatie ertoe verbindt om Europass-Mobiliteit te gebruiken in overeenstemming met de volgende kwaliteitscriteria:

  • Er is een schriftelijke overeenkomst tussen de zendende en de gastorganisatie over de inhoud, het doel en de duur van de mobiliteit. Deze voorwaarde is niet van toepassing op mobiliteiten door individuen die geen zendende instelling hebben. In dit geval wordt de Europass-Mobiliteit enkel ondertekend door de gastorganisatie.
  • De deelnemers beschikken over voldoende taalkennis of hebben taalinitiatie gekregen. Bij individuele mobiliteiten zonder een zendende organisatie wordt aangenomen dat zij over voldoende taalcompetenties beschikken of zelf een taalinitiatie regelen.
  • De begeleiding door een mentor in het buitenland is verzekerd. Deze ondersteuning door een mentor in het buitenland is verzekerd in het geval van minderjarige deelnemers. Ook voor meerderjarige deelnemers is een mentor of een begeleider aangeraden.
  • Het ontvangende land bevindt zich in de geografische toepassingsgebieden van Erasmus+ en van Vlaams gesubsidieerde programma’s.
  • Duur van de stage: de duur van de stage heeft enige omvang (de Europass Mobiliteit is bijvoorbeeld niet bedoeld voor ervaringen van 1 dag).

Aan deze kwaliteitscriteria worden voldaan in het geval van Erasmus+, goedgekeurde projecten als onderdeel van communautaire programma`s van de EU of nationale bilaterale programma`s.

6

Vraag Europass-Mobiliteitsdocumenten aan

Nu kom je bij de daadwerkelijke aanvraag voor Europass-Mobiliteitsdocumenten. Voer eerst het gewenste aantal documenten in, de begin- en einddatum van uw project (niet van de feitelijke buitenlandse stage of leerervaring) en selecteer het juiste Nationale Europass Centrum, namelijk Europass Vlaanderen (Epos vzw). De keuze van het type mobiliteit is belangrijk voor de verdere procedure. Kies tussen de procedures van type A, type B, type C en type D.

  • Type A verwijst naar projecten in het kader van het EU-programma Erasmus +. Hier moet het desbetreffende projectnummer worden ingevoerd.
  • Type B verwijst naar mobiliteitsprojecten buiten de bovengenoemde programma’s en vereist een korte beschrijving van het project en expliciete bevestiging dat aan de kwaliteitscriteria wordt voldaan.
  • Type C verwijst net als type A naar door de EU-gesponsorde verblijven in het buitenland. Het heeft betrekking op personen die geen zendende instelling hebben. In dit geval bevestigt de handtekening van de gastorganisatie het bewijs van mobiliteit.
  • Type D verwijst naar Vlaamse gesubsidieerde verblijven in één van de andere Belgische taalgemeenschappen.

7

Vraag Europass-uitreikingspakketten aan

Tijdens de aanvraag van je Europass-Mobiliteitsdocumenten krijg je de mogelijkheid om gratis Europass-uitreikingspakketten voor alle deelnemers te bestellen. Het pakket bevat onder andere een map waarmee je de Europass-Mobiliteit kan uitreiken en meer informatie over Europass-Mobiliteit voor de houder. Dit geeft het document een officieel kader. Deze pakketten worden per post opgestuurd.

8

Invullen met handige hulpmiddelen

Nadat de aanvraag is geactiveerd, begint het daadwerkelijke invullen van de Europass-Mobiliteitsdocumenten: nu is het een kwestie van vullen met inhoud. Je vult eerst de persoonlijke gegevens van de houders en de gegevens van de gastorganisatie in. Dan gaat het om de competenties die de houders hebben opgedaan tijdens hun mobiliteit. Indien nodig kan je dit laatste met één klik overdragen naar alle gevraagde Europass- Mobiliteitsdocumenten of naar alle resterende lege Europass-Mobiliteitsdocumenten. Dit betekent: bij het aanmaken van meer dan één document (bv voor een groep van leerlingen of een hele klas) moet je de competenties maar één keer invoeren. Vervolgens kan je de overgedragen inhoud per individueel document wijzigen.

9

Afdrukken, ondertekenen of digitaal ondertekenen

Je kan ervoor kiezen om de ingevulde Europass-Mobiliteitsdocumenten af te drukken en te ondertekenen. Maar het is ook mogelijk om de handtekening elektronisch toe te voegen.

10

Uitreiken

Vóór het uitreiken van het Europass-Mobiliteitsdocument maak je best een kopie van het document, ondertekend zowel door de ontvangende als door de zendende organisatie, om te bewaren in je eigen archief.

Meer informatie vind je in deze brochure (in ontwikkeling).

Veelgestelde vragen

V: Telt Europass-Mobiliteit als aanwezigheidsattest voor een Erasmus+-stage?

Ja. Op voorwaarde dat de Europass-Mobiliteit voldoet aan een aantal criteria. Hier vind je een
oplijsting van de criteria. De leidraad vind je na de oplijsting van de criteria in het document.

V: Kan ik persoonsgegevens uit Mobilitytool van Erasmus+ importeren in de Europass-Mobiliteitstool?

Ja, het is mogelijk om persoonsgegevens (houder en ontvangende partner) te exporteren uit
Mobilitytool Erasmus+ en te importeren in de Europass-Mobiliteitstool. Meer uitleg via deze
handleiding
.

V: Hoe ziet een goede Europass-Mobiliteit eruit?

We hebben twee voorbeelden ter beschikking: één voor leerlingenmobiliteit en één voor mobiliteit
van personeel
. Toch niet zeker over uw Europass? Contacteer ons gerust.

V: Ik heb een vraag, hoe kan ik contact opnemen?

Voor vragen staat het Europass-team voor je klaar. Je kan ons steeds een mail sturen. Wij zijn tevens bereikbaar op het telefoonnummer 02 553 97 20 (di en do van 09.00u tot 12.00u).