Concreet aan de slag! Een Europass-Mobiliteit aanmaken in enkele eenvoudige stappen

Ben je een nieuwe gebruiker? Registreer je dan eerst in de tool

Reeds geregistreerd? Ga dan meteen naar stap 4.

Stap 1: Registreren

Als je voor het eerst een Europass-Mobiliteit wil aanvragen, moet je je registreren. Ga naar www.europass-vlaanderen.be/de-tool en klik op de knop “Ga naar de tool”. Er opent zich een nieuwe online pagina, de Europass-mobiliteitstool, en klik op de knop “Registreren”. Voer de gevraagde gegevens in en klik op de knop “Registratie verzenden”. Op het scherm krijg je een wachtwoord toegewezen.Belangrijk: Bewaar dit wachtwoord op een veilige plaats. Samen met je email-adres zal je het nodig hebben telkens je inlogt.

Stap 2: Geef eenmalig jouw contactgegevens op

Login met het emailadres en wachtwoord dat je tijdens de registratie hebt ontvangen. Wanneer je voor het eerst inlogt, moet je eerst jouw contactgegevens invoeren. Sla de gegevens op en ga terug naar het hoofdmenu. Bij het aanmaken van de Europass-Mobiliteit worden deze gegevens nu telkens automatisch aangevuld onder het item “Zendende organisatie”.

Stap 3: In het hoofdmenu

Na registratie heb je verschillende opties in het hoofdmenu:

• Europass-Mobiliteit aanvragen
• Europass-Mobiliteit bewerken
• Uw contactgegevens bewerken
• Handtekening of stempel invoeren
• Privacyverklaring houders downloaden

Dit hoofdmenu krijg je telkens te zien na in het inloggen.

Reeds geregistreerd? Zet dan de volgende eenvoudige stappen naar een ingevulde Europass-Mobiliteit

Stap 4: Start

Ga naar www.europass-vlaanderen.be/de-tool en klik op de knop “Ga naar de tool“. Er opent zich een nieuwe online pagina, de Europass-mobiliteitstool, en log in.

Klik op “Ik wil een Europass-Mobiliteit aanvragen“. U kunt het document ten vroegste tien weken voor aanvang van uw project aanvragen en op elk moment achteraf aanvullen.

Stap 5: Accepteer toelatingsvoorwaarden

Voordat je kan doorgaan met de aanvraag, moet je de toepassingsvoorwaarden van Europass-Mobiliteit accepteren. Deze houden in dat je je als zendende organisatie ertoe verbindt om Europass-Mobiliteit te gebruiken in overeenstemming met de volgende kwaliteitscriteria:

• Er is een schriftelijke overeenkomst tussen de zendende en de gastorganisatie over de inhoud, het doel en de duur van de mobiliteit. Deze voorwaarde is niet van toepassing op mobiliteiten door individuen die geen zendende instelling hebben. In dit geval wordt de Europass-Mobiliteit enkel ondertekend door de gastorganisatie.
• De deelnemers beschikken over voldoende taalkennis of hebben taalinitiatie gekregen. Bij individuele mobiliteiten zonder een zendende organisatie wordt aangenomen dat zij over voldoende taalcompetenties beschikken of zelf een taalinitiatie regelen.
• De begeleiding door een mentor in het buitenland is verzekerd. Deze ondersteuning door een mentor in het buitenland is verzekerd in het geval van minderjarige deelnemers. Ook voor meerderjarige deelnemers is een mentor of een begeleider aangeraden.
• Het ontvangende land bevindt zich in de geografische toepassingsgebieden van Erasmus+ en van Vlaams gesubsidieerde programma’s.
• Duur van de stage: de duur van de stage heeft enige omvang (de Europass Mobiliteit is bijvoorbeeld niet bedoeld voor ervaringen van 1 dag).

Aan deze kwaliteitscriteria worden voldaan in het geval van Erasmus+, goedgekeurde projecten als onderdeel van communautaire programma`s van de EU of nationale bilaterale programma`s.

Stap 6: Vraag Europass-Mobiliteitsdocumenten aan

Nu kom je bij de daadwerkelijke aanvraag voor Europass-Mobiliteitsdocumenten. Voer eerst het gewenste aantal documenten in, de begin- en einddatum van uw project (niet van de feitelijke buitenlandse stage of leerervaring) en selecteer het juiste Nationale Europass Centrum, namelijk Europass Vlaanderen (Epos vzw). De keuze van het type mobiliteit is belangrijk voor de verdere procedure. Kies tussen de procedures van type A, type B, type C en type D.

• Type A verwijst naar projecten in het kader van het EU-programma Erasmus +. Hier moet het desbetreffende projectnummer worden ingevoerd.
• Type B verwijst naar mobiliteitsprojecten buiten de bovengenoemde programma’s en vereist een korte beschrijving van het project en expliciete bevestiging dat aan de kwaliteitscriteria wordt voldaan.
• Type C verwijst net als type A naar door de EU-gesponsorde verblijven in het buitenland. Het heeft betrekking op personen die geen zendende instelling hebben. In dit geval bevestigt de handtekening van de gastorganisatie het bewijs van mobiliteit.
• Type D verwijst naar Vlaamse gesubsidieerde verblijven in één van de andere Belgische taalgemeenschappen.

Stap 7: Vraag Europass-uitreikingspakketten aan

Tijdens de aanvraag van je Europass-Mobiliteitsdocumenten krijg je de mogelijkheid om gratis Europass-uitreikingspakketten voor alle deelnemers te bestellen. Het pakket bevat onder andere een map waarmee je de Europass-Mobiliteit kan uitreiken en meer informatie over Europass-Mobiliteit voor de houder. Dit geeft het document een officieel kader. Deze pakketten worden per post opgestuurd.

Stap 8: Invullen met handige hulpmiddelen

Nadat de aanvraag is geactiveerd, begint het daadwerkelijke invullen van de Europass-Mobiliteitsdocumenten: nu is het een kwestie van vullen met inhoud. Je vult eerst de persoonlijke gegevens van de houders en de gegevens van de gastorganisatie in. Dan gaat het om de competenties die de houders hebben opgedaan tijdens hun mobiliteit. Indien nodig kan je dit laatste met één klik overdragen naar alle gevraagde Europass- Mobiliteitsdocumenten of naar alle resterende lege Europass-Mobiliteitsdocumenten. Dit betekent: bij het aanmaken van meer dan één document (bv voor een groep van leerlingen of een hele klas) moet je de competenties maar één keer invoeren. Vervolgens kan je de overgedragen inhoud per individueel document wijzigen.

Stap 9: Afdrukken, ondertekenen of digitaal ondertekenen

Je kan ervoor kiezen om de ingevulde Europass-Mobiliteitsdocumenten af te drukken en te ondertekenen. Maar het is ook mogelijk om de handtekening elektronisch toe te voegen.

Stap 10: Uitreiken

Vóór het uitreiken van het Europass-Mobiliteitsdocument maak je best een kopie van het document, ondertekend zowel door de ontvangende als door de zendende organisatie, om te bewaren in je eigen archief.