Menu Sluiten

Vragen en antwoorden Chat Europass-Mobiliteitstraining

Algemene info Europass

Wat met gelijkstelling van studies?
Europass biedt een aantal tools die extra informatie geven over de behaalde diploma’s en certificaten. Zo omschrijft het Europass-Diplomasupplement de verworven kennis, vaardigheden en competenties van een bachelor- of masterdiploma uit het hoger onderwijs. Het geeft bijkomende informatie over de aard, inhoud, niveau en duur van een opleiding zodat werkgevers en/of onderwijsinstellingen in het buitenland beter begrijpen wat een kwalificatie inhoudt. Het Europass-Certificaatsupplement omschrijft dit voor beroepsopleidingen en -ervaringen. Deze documenten zijn waardevol voor toekomstige werkgevers en onderwijsinstellingen om beter te begrijpen wat de opleiding inhoudt. Maar ze omvatten geen automatische erkenning van een diploma of kwalificatie in het buitenland. De juridische gelijkstelling van buitenlandse diploma’s en certificaten gebeurt door NARIC.

Nieuw Europass-platform / e-portfolio

Moet elke leerling zich dan registreren en een profiel aanmaken?Moet elke leerling zich apart registreren?

Het is inderdaad de bedoeling dat elke leerling een eigen profiel maakt; het profiel is namelijkpersoonlijk.

Het is niet verplicht om een profiel aan te maken maar wel sterk aangeraden (profiel biedt meer mogelijkheden en matchings).


Wat vullen leerlingen in bij werkervaring? Kan je dat open laten? Kan je daar ervaring als jobstudent invullen?

Is geen verplicht veld, kan dus opengelaten worden. Ervaring als jobstudent past hier perfect in, maar ook bijvoorbeeld vrijwilligerswerk.


Waar kan je beroepscompetenties zetten? Belangrijk in de HORECA.

Je kan beroepscompetenties toevoegen in het luik werkervaring.


Waar kunnen we behaalde certificaten plaatsen die leerlingen hebben behaald tijdens het schooljaar? (leerlingen uit leren en werken)

Certificaten kunnen opgeslagen worden in ‘Mijn Bibliotheek’. Ook badges kunnen daar op een veilige manier opgeslagen en bewaard worden.


Kan je de taal dan nog wijzigen? Voor een buitenlandse stage naar het Engels bv?

Ja, in het profiel kan je meerdere taalprofielen aanmaken.


Is je EULogin dezelfde als voor Mobility Tool?

De EULogin verandert niet. Als je al een EULogin had aangemaakt, kan je met dezelfde login inloggen.


Als leerlingen zich registreren, kunnen zij niet direct verder aan de cv werken, maar moeten ze een tijd (een dag?) wachten vooraleer zij geregistreerd zijn en hun EU-login hebben?

Net na de lancering van de tool waren er wat problemen met het aanmaken van een EU-login waardoor het veel tijd vroeg.Ondertussen zijn die problemen opgelost. Na aanvraag moet je momenteel een 5-tal minuten wachten op de bevestigingsmail en dan kan je inloggen.


Als ik het goed begrijp, kan je dus 2 profielen gebruiken. Het ene profiel overschrijft het andere niet?

Nee, ze overschrijven elkaar niet, ze staan naast elkaar. Bij aanmaak van een CV kan je dan het taalprofiel dat je wenst te gebruiken selecteren.

Is er zicht op de publicatiedatum van de sensibiliseringsvideo’s en tutorials?


Ja, deze zullen beschikbaar zijn tegen september 2021.

Moet je een profiel aanmaken als je enkel een EMD wil aanmaken? Neen, zie hoger ‘Moet elke leerling zich dan registreren en een profiel aanmaken?’. De login voor het Europass-profiel staat los van de login van de Europass-Mobiliteit.



Europass-Mobiliteit en nieuwe mobiliteitstool

Wat bedoelen jullie met kwalificeren en valideren? Het heeft immers geen juridische basis.

Met validering bedoelen we dat de werkgever of organisatie het document valideert door het mee te ondertekenen. In die zin onderschrijft dit de verworven competenties. Dat maakt het waardevoller dan zelfrapportage.


Kunnen wij nog een Europass aanmaken voor onze studenten die nu in februari zijn teruggekomen?

Ja, dat is geen probleem. Je kan de tool vanaf nu gebruiken.


Hoe hebben de stageplaatsen de toegang? Wij hebben 65 verschillende stageplaatsen.

Je kan vanuit de tool een automatische mail sturen naar de stageplaats. In die mail staat welke organisatie hen die uitnodiging gestuurd heeft en zit een link om toegang te krijgen tot de tool.


Moet je opnieuw registreren want ik merk dat mijn oude paswoord niet werkt?

Ja, je moet opnieuw registeren.


Kan je meerdere e-mailadressen koppelen aan een school?

Je kan aan een organisatie tot 3 extra gebruikers koppelen.


Waar vind ik mijn wachtwoord?

Je wachtwoord verschijnt maar één keer. Daarom onze tip om het ergens op een veilige plaats te noteren. Heb je het wachtwoord niet genoteerd of ben je het kwijt, dan vraag je gewoon een nieuw wachtwoord aan op de inlogpagina.


Waar kan ik nu mijn wachtwoord wijzigen?

Je kan zelf geen wachtwoord kiezen. Je moet werken met het door het systeem gegenereerde wachtwoord. Vergeet zeker niet dit wachtwoord op een veilige plaats te bewaren.


Vullen we ons persoonlijk adres in of dat van de school?

Je vult het adres van de organisatie/school in.


Moet je nog op complete your master data klikken?

Je moet inderdaad je master data / contactgegevens aanvullen. Je kan die gegevens aanvullen vanuit het hoofdmenu. Als er wijzigingen nodig zijn kan je dit ook ten allen tijde aanpassen.


Kunnen we eventueel nog na webinar bij problemen bij iemand terecht ? Kan niet inloggen.

 Met problemen, vragen en dergelijke kan je steeds terecht op het e-mailadres europass@vdab.be of telefonisch via de helpdesk 02/506 04 48.


Kan je meerdere soorten opleiding toevoegen? Wij hebben technisch en beroeps secundair.

Je kan inderdaad maar één soort opleiding kiezen. Daarom zouden we aanraden om de optie te kiezen die overeenkomt met de meeste mobiliteiten ofwel diegene die het dichtst aanleunt bij de richtingen.


Kan je ook basisonderwijs kiezen? Ik zie dit niet staan tussen de keuzes.

Dit staat inderdaad nog niet tussen de keuzes. We zouden dan aanraden om de optie “andere” te selecteren.

We nemen dit wel mee om te verwerken in een volgende upgrade.


Wat met verlengde contracten?

Geen probleem om daar ten gepaste tijde Europassen-Mobiliteit voor aan te vragen.


Als wij meer deelnemers wensen mee te nemen dan in de goedkeuring is er geen automatische GO?

Inderdaad, er is dan geen automatische goedkeuring. Maar wij doen die goedkeuring dan manueel (eventueel na eerst wat extra info op te vragen via e-mail).


Bij “complete your master data” je eigen gegevens invullen of die van school?

Daar vul je de gegevens in van de school/organisatie.


Kan een projectnummer gekoppeld worden aan meerdere onderwijsinstellingen/profielen? Wij hebben namelijk een consortium met zes verschillende instellingen.

Binnen een consortium maakt elke zendende organisatie een login aan en doet de aanvraag met het projectnummer. De naam van het consortium geeft men dan in als uitgevende organisatie.Dit geeft geen problemen in de tool.


Wij hebben een accreditatie behaald. Het aantal deelnemers is op dit moment een schatting. Mag dit ook al ingegeven worden?

Een schatting is OK.


Waarom moet er een (manuele) goedkeuring gebeuren? Zal dit vlot verlopen? Het Griekse systeem was vroeger ook zo ontworpen en het werd een volledige chaos.

Als alle parameters juist zijn ingevuld, gebeurt er een automatische goedkeuring. In de andere gevallen krijgen wij een signaal dat we een aanvraag moeten bekijken. We zullen dan snel contact opnemen via e-mail met de nodige vragen. Zodra we de antwoorden dan ontvangen hebben, kunnen we de aanvraag manueel goedkeuren.


Maar daar kunnen maar vier personen worden toegevoegd? Dat is voor ons onvoldoende gezien we met zes instellingen werken.

Die vier personen zijn per organisatie/instelling.


Moeten we ineens het maximum aantal intikken, of het aantal deelnemers op dat moment (project loopt over 3 jaar)?

Dat is een keuze die je zelf maakt. Je kan alles in één keer aanvragen of je kan ook jaar per jaar werken.


Hoe kunnen de scholen die in een consortium zitten de adressen kopiëren naar de Europass Mobility? Hebben ze toegang tot de mobility tool?

Elke school moet apart een login aanmaken voor de Europass-Mobiliteitstool. Als zij een login hebben voor de Erasmus+-Mobility-tool kunnen zij uit die tool gegevens exporteren en importeren in onze tool.Of de verantwoordelijke van het Consortium maakt een download uit de Erasmus+-Mobility-tool en bezorgt die aan alle scholen zodat ze die gegevens in onze tool kunnen importeren.


Wij hebben studenten HBO5 staat dat er tussen?

Dit staat inderdaad nog niet tussen de keuzes. Ik zou dan aanraden om de optie andere te selecteren.We nemen dit wel mee om eventueel te verwerken in een volgende update.


Moet e-mailadres in Europass Mobility Certificaat zelfde zijn als e-mailadres waarmee participant profiel aanmaakt voor e-portfolio?

Het e-portfolio en de Europass-Mobiliteit staan los van elkaar. Het is dus niet noodzakelijk hetzelfde e-mailadres.


Wanneer moet de taalkeuze voor de EMD gebeuren? Bij de aanvraag of bij het bewerken van bestaande mobiliteiten?

De taalkeuze kan je op eender welk moment aanpassen door bovenaan gewoon een andere taal te kiezen.


Blijven die gegevens van de ontvangende organisatie, net als vroeger, ook bewaard (voor de volgende jaren)?

Alle gegevens blijven bewaard. Je kan makkelijk gegevens uit oude EuropassMobiliteitsdocumenten kopiëren naar nieuwe documenten.


Dien ik voor een leerling die op meerdere buitenlandse plaatsen een stage volgt telkens een andere Europass aan te maken of kan ik dit zichtbaar maken in hetzelfde document van de desbetreffende leerling? M.a.w. dien ik per mobiliteit een Europass te maken of kan ik per leerling één enkele Europass aanmaken?

Het is niet mogelijk om meerdere stageplaatsen in één document te verwerken.Je kan kiezen: per mobiliteit/stage een apart document aanmaken of één document aanmaken en de laatste stageplaats kiezen maar wel in de omschrijving van de competenties de verworven competenties van de verschillende stageplaatsen groeperen. De contactpersoon van de laatste stageplaats moet dan wel akkoord gaan om te tekenen voor de volledige inhoud.


Consortium is hier dan wel de zendende organisatie?

De zendende organisatie is je eigen school/organisatie. Het consortium is de uitgevende organisatie.


Begrijp ik het goed dat de ‘wizard’ uit de vorige tool er nu niet meer is? Was nochtans handig.

De wizard is niet meer dezelfde maar in de nieuwe tool wordt hetzelfde principe gebruikt. Je kan heel wat zaken overnemen naar verschillende documenten in één keer via de kopieerfunctie.


Dus we kunnen de leerovereenkomsten vanaf september via de Europass Mobilitytool automatisch genereren? Fantastisch!

Ja, dat is een absolute meerwaarde aan de tool en vermijdt dubbel werk.


Is de zendende organisatie de school of de consortium-coördinator?

De zendende organisatie is je eigen school / organisatie. Het consortium is de uitgevende organisatie.


Ik veronderstel dat we ook een digitale handtekening kunnen maken met een digitale pen in een tekenprogramma?

Ja, het maakt niet uit hoe je de handtekening maakt. Maar je moet het bestand opladen als JPGbestand. Het is belangrijk dat de handtekening op een witte achtergrond staat en dat de ruimte rond de handtekening groot genoeg is (dus niet inzoomen op de handtekening).


Is er hier ook een handleiding van terug te vinden?

Er wordt momenteel gewerkt aan een handleiding. Deze zal beschikbaar bij de start van het schooljaar 2021-2022


Dus de stageplaats kan dan ook digitaal ondertekenen? Moeten die dan ook zoveel stappen doorlopen?

De stageplaats kan inderdaad digitaal ondertekenen. Je moet dus je Europass-Mobiliteit niet meer afdrukken en ter plaatse laten handtekenen. Dit kan volledig digitaal.

Je kan vanuit de tool een mail sturen naar de stageplaats. In die mail staat welke organisatie hen die uitnodiging gestuurd heeft en zit een link om toegang te krijgen tot de tool.Zij hebben dus een heel eenvoudige procedure om toegang te krijgen.


Betekent dat ook dat je meerdere scholen aan één projectnummer kan koppelen?

Als die scholen partner zijn binnen hetzelfde project, kunnen zij inderdaad hetzelfde projectnummer ingeven.


Kan je mobiliteiten die in mei doorgaan al in deze tool ingeven voor een Europass of moeten we nog de oude gebruiken?

De tool is nu online en kan gebruikt worden. De oude tool is niet meer actief.


Worden de gegevens vanuit learning agreement en grant agreement automatisch overgenomen in EM? Of moet je dat toch nog manueel ingeven?

Omgekeerd. Gegevens die je in de Europass-Mobiliteitstool ingeeft worden automatisch overgenomen in de learning en grant agreement. Uiteraard zal je nog altijd andere info manueel moeten verder toevoegen aan de learning en grant agreement.


Wat met minderjarige leerlingen, kunnen de ouders ook mee ondertekenen?

Als de leerlingen minderjarig zijn, spreekt het voor zich dat de ouders het document voor toestemming om de leerling zijn gegevens in te voeren in onze tool moeten handtekenen. Hier gelden eigenlijk dezelfde regels als toestemming voor deelname aan een stage in het kader van Erasmus+. Het is onze bedoeling om tegen de start van het schooljaar 2021 – 2022 een ontwerp van document klaar te hebben waarmee jullie aan de leerlingen (of hun ouders als leerlingen minderjarig zijn) om toestemming vragen om hun gegevens in te voeren in onze tool.

Wat het Europass-Mobiliteitsdocument betreft: dat mogen de leerlingen (ook al zijn ze minderjarig) zelf tekenen.


Onze contracten worden in december ondertekend, maar de Europass-Mobiliteit pas in maart en mei. Kan je dat dan toch nog integreren?

 Ook ouders moeten bij ons tekenen. Hoe kan dat?In deze tool is het de bedoeling dat je de gegevens invoert op het moment dat ze bekend zijn. Zo kan je al heel snel in het schooljaar de gegevens van de leerlingen invoeren en de contracten genereren. Het verder inhoudelijk aanvullen van de Europass-Mobiliteit gebeurt dan tijdens of na de stage in het buitenland.

Wat de contracten betreft: daar blijven de geldende regels van Erasmus+ gelden. De tool biedt gewoon de mogelijkheid om sommige zaken al automatisch in de contacten aan te vullen.