Vragen en antwoorden

Ja, het is mogelijk om persoonsgegevens (houder en ontvangende partner) te exporteren uit Mobilitytool Erasmus+ en te importeren in de Europass-Mobiliteitstool. Meer uitleg via deze handleiding.

Opgelet: dit geldt enkel voor projecten goedgekeurd tot en met 2021. Vanaf 2022 wordt er een nieuwe Erasmus+ Mobility tool in gebruik genomen en zal er een nieuwe handleiding ontwikkeld worden.

We hebben twee voorbeelden ter beschikking: één voor leerlingenmobiliteit en één voor mobiliteit van personeel. Toch niet zeker over uw Europass-Mobiliteit? Contacteer ons gerust.

Voor vragen staat het Europass-team voor je klaar. Je kan ons steeds een mail sturen.

Je wachtwoord verschijnt maar één keer. Daarom onze tip om het ergens op een veilige plaats te noteren. Heb je het wachtwoord niet genoteerd of ben je het kwijt, dan vraag je gewoon een nieuw wachtwoord aan op de inlogpagina.

Je kan zelf geen wachtwoord kiezen. Je moet werken met het door het systeem gegenereerde wachtwoord. Vergeet zeker niet dit wachtwoord op een veilige plaats te bewaren.

Je kan aan een organisatie tot 3 extra gebruikers koppelen.

Je vult het adres van de organisatie/school in.

Je moet inderdaad je master data / contactgegevens aanvullen. Je kan die gegevens aanvullen vanuit het hoofdmenu. Als er wijzigingen nodig zijn kan je dit ook ten allen tijde aanpassen.

Je kan inderdaad maar één soort opleiding kiezen. Daarom zouden we aanraden om de optie te kiezen die overeenkomt met de meeste mobiliteiten ofwel diegene die het dichtst aanleunt bij de richtingen.

Daar vul je de gegevens in van de school/organisatie.

Die vier personen zijn per organisatie/instelling.

Als die scholen partner zijn binnen hetzelfde project, kunnen zij inderdaad hetzelfde projectnummer ingeven.

Ja, dat is geen probleem.

Inderdaad, er is dan geen automatische goedkeuring. Maar wij doen die goedkeuring dan manueel (eventueel na eerst wat extra info op te vragen via e-mail).

Binnen een consortium maakt elke zendende organisatie een login aan en doet de aanvraag met het projectnummer. De naam van het consortium geeft men dan in als uitgevende organisatie.Dit geeft geen problemen in de tool.

Een schatting is OK.

Als alle parameters juist zijn ingevuld, gebeurt er een automatische goedkeuring. In de andere gevallen krijgen wij een signaal dat we een aanvraag moeten bekijken. We zullen dan snel contact opnemen via e-mail met de nodige vragen. Zodra we de antwoorden dan ontvangen hebben, kunnen we de aanvraag manueel goedkeuren.

Dat is een keuze die je zelf maakt. Je kan alles in één keer aanvragen of je kan ook jaar per jaar werken.

Het is niet mogelijk om meerdere stageplaatsen in één document te verwerken.Je kan kiezen: per mobiliteit/stage een apart document aanmaken of één document aanmaken en de laatste stageplaats kiezen maar wel in de omschrijving van de competenties de verworven competenties van de verschillende stageplaatsen groeperen. De contactpersoon van de laatste stageplaats moet dan wel akkoord gaan om te tekenen voor de volledige inhoud.

De zendende organisatie is je eigen school/organisatie. Het consortium is de uitgevende organisatie.

 Ook ouders moeten bij ons tekenen. Hoe kan dat? In deze tool is het de bedoeling dat je de gegevens invoert op het moment dat ze bekend zijn. Zo kan je al heel snel in het schooljaar de gegevens van de leerlingen invoeren en de contracten genereren. Het verder inhoudelijk aanvullen van de Europass-Mobiliteit gebeurt dan tijdens of na de stage in het buitenland.

Wat de contracten betreft: daar blijven de geldende regels van Erasmus+ gelden. De tool biedt gewoon de mogelijkheid om sommige zaken al automatisch in de contacten aan te vullen.

Bij het aanvragen van het Europass-Mobiliteitsdocument wordt er inderdaad gevraagd naar het projectnummer en de begin- en einddatum van het (Erasmus+)project. De looptijd van het project is namelijk één van de criteria die een automatische goedkeuring mogelijk maakt.

De specifieke periode van de mobiliteit zelf wordt in de volgende stap (bij het invullen van het document) gevraagd.

Elke school moet apart een login aanmaken voor de Europass-Mobiliteitstool. Als zij een login hebben voor de Erasmus+-Mobility-tool kunnen zij uit die tool gegevens exporteren en importeren in onze tool.Of de verantwoordelijke van het Consortium maakt een download uit de Erasmus+-Mobility-tool en bezorgt die aan alle scholen zodat ze die gegevens in onze tool kunnen importeren.

De taalkeuze kan je op eender welk moment aanpassen door bovenaan gewoon een andere taal te kiezen.

Alle gegevens blijven bewaard. Je kan makkelijk gegevens uit oude Europass–Mobiliteitsdocumenten kopiëren naar nieuwe documenten.

De wizard is niet meer dezelfde maar in de nieuwe tool wordt hetzelfde principe gebruikt. Je kan heel wat zaken overnemen naar verschillende documenten in één keer via de kopieerfunctie.

Ja, dat is een absolute meerwaarde aan de tool en vermijdt dubbel werk.

Omgekeerd. Gegevens die je in de Europass-Mobiliteitstool ingeeft worden automatisch overgenomen in de learning en grant agreement. Uiteraard zal je nog altijd andere info manueel moeten verder toevoegen aan de learning en grant agreement.

Wat de gastorganisatie betreft: het liefst de organisatie van de persoon die de Europassen-Mobiliteit zal ondertekenen. Als dit iemand van de stageplaats is, dan liefst de stageplaats als gastorganisatie vermelden.

Dat 4de hokje staat voor de digitale handtekening van de ontvangende partner. Als die het document digitaal gehandtekend heeft, komt dit in het groen.

De digitale handtekening is geen verplichting, de ontvangende partner kan het document ook perfect op papier ondertekenen.

Als je werkt met een handtekening op papier, kan je het document genereren door op het pdf-icoontje te klikken. Dan blijft dat 4 de hokje inderdaad wit, maar dat is geen enkel probleem of belemmering.

Natuurlijk mag er voor de periode van hun stage een Europass-Mobiliteit worden aangemaakt/uitgereikt.

Jullie kunnen zelf geen documenten verwijderen. Bezorg ons de naam van de leerling en dan kunnen wij het document verwijderen.
Tenzij er iemand anders in haar plaats zou meegaan, dan kan je de gegevens gewoon overschrijven.

Er zijn twee velden die alleen tellen voor statistische doeleinden (lees: voor onze rapporteringen): eentje bij “persoonlijke gegevens”; en eentje bij "taken / kwalificaties”.

Die velden zijn NIET zichtbaar op het Europass-Mobiliteitsdocument en worden dus ook niet vertaald.

Je duidt die sector per leerling aan. Ik zou dus proberen om zoveel mogelijk een keuze te maken. Eventueel gewoon op basis van de sector waarbinnen het stagebedrijf van die leerling valt.

• Hout kan bv onder “Productie en verwerking / ambachten” of “Land- en bosbouw”
• Autoafdeling kan bv onder “Metaalwerk / machinebouw / (fijn)mechanica”
• Elektriciteit kan bv onder “Architectuur en bouw”;
• ICT kan onder “Informatie en communicatie / media”

Als je het echt niet kan plaatsen, mag je uiteraard andere selecteren.

Je kan vanuit de tool een automatische mail sturen naar de stageplaats. In die mail staat welke organisatie hen die uitnodiging gestuurd heeft en zit een link om toegang te krijgen tot de tool.

De stageplaats kan inderdaad digitaal ondertekenen. Je moet dus je Europass-Mobiliteit niet meer afdrukken en ter plaatse laten handtekenen. Dit kan volledig digitaal.

Je kan vanuit de tool een mail sturen naar de stageplaats. In die mail staat welke organisatie hen die uitnodiging gestuurd heeft en zit een link om toegang te krijgen tot de tool.Zij hebben dus een heel eenvoudige procedure om toegang te krijgen.

Het kan zijn dat de mail terecht gekomen is in de Spam-mailbox. Vraag dus de gastorganisatie zeker om die mailbox even te checken en bezorg hen zeker ook de handleiding voor ontvangende organisaties (bestaat in het Engels en in het Frans). De handleiding geeft stap voor stap weer wat de gastorganisatie moet doen.

Ja, het maakt niet uit hoe je de handtekening maakt. Maar je moet het bestand opladen als JPG–bestand. Het is belangrijk dat de handtekening op een witte achtergrond staat en dat de ruimte rond de handtekening groot genoeg is (dus niet inzoomen op de handtekening).

Als de leerlingen minderjarig zijn, spreekt het voor zich dat de ouders het document voor toestemming om de leerling zijn gegevens in te voeren in onze tool moeten handtekenen. Hier gelden eigenlijk dezelfde regels als toestemming voor deelname aan een stage in het kader van Erasmus+. Het is onze bedoeling om tegen de start van het schooljaar 2021 – 2022 een ontwerp van document klaar te hebben waarmee jullie aan de leerlingen (of hun ouders als leerlingen minderjarig zijn) om toestemming vragen om hun gegevens in te voeren in onze tool.

Wat het Europass-Mobiliteitsdocument betreft: dat mogen de leerlingen (ook al zijn ze minderjarig) zelf tekenen.