Menu Sluiten

Vragen en antwoorden

Algemeen

Telt Europass-Mobiliteit als aanwezigheidsattest voor een Erasmus+-stage?
Ja. Op voorwaarde dat de Europass-Mobiliteit voldoet aan een aantal criteria. Hier vind je een
oplijsting van de criteria. De leidraad vind je na de oplijsting van de criteria in het document.

Kan ik persoonsgegevens uit de Beneficiary model van Erasmus+ importeren om mijn Europass Mobiliteiten op te stellen?

Neen, het is niet mogelijk om persoonsgegevens te exporteren uit de Beneficiary Module van Erasmus+. Sinds september 2024 is Europass Vlaanderen overgestapt naar een nieuwe aanvraagmethode. Meer uitleg over deze aanvraagmethode en het invullen van de Europass Mobiliteiten vind je in deze handleiding.

 


Hoe ziet een goede Europass-Mobiliteit eruit?

We hebben twee voorbeelden ter beschikking: één voor leerlingenmobiliteit en één voor mobiliteit van personeel. Toch niet zeker over uw Europass-Mobiliteit? Contacteer ons gerust.


Ik heb een vraag, hoe kan ik contact opnemen?

Voor vragen staat het Europass-team voor je klaar. Stuur gerust een mail naar europass@vdab.be. 

Anderen contactgegevens vind je hier.


Europass-Mobiliteit en nieuwe mobiliteitstool

Beginscherm – inloggen



Contactgegevens


Vullen we ons persoonlijk adres in of dat van de school?

Je vult het adres van de organisatie/school in.






Betekent dat ook dat je maar een aanvraag moet doen voor meerdere scholen als ze onder één project(nummer) vallen ?

Als die scholen partner zijn binnen hetzelfde E+ project, dan hoeft de aanvrager maar één aanvraag te doen met het projectnummer .


Aanvragen Europass-Mobiliteit

Kunnen wij nog een Europass-Mobiliteit aanmaken voor onze studenten als ze al terug zijn van hun stage?

Ja, dat is geen probleem zolang de stage en de Europass Mobiliteit maar binnen hetzelfde schooljaar vallen.


Als wij meer deelnemers wensen mee te nemen dan initieel voorzien, hebben wij ook meer Europass mappen. Hoe kunnen wij extra mappen aanvragen?

Het is belangrijk om een goede inschatting te maken van het aantal Europass mappen. Bij een tekort stuur je een mail met het gewenste aantal Europass mappen en uw adres naar europass@vdab.be


Kan een projectnummer gekoppeld worden aan meerdere onderwijsinstellingen/profielen? Wij hebben namelijk een consortium met zes verschillende instellingen.

Binnen een consortium maakt elke zendende organisatie een login aan en doet de aanvraag met het projectnummer. De naam van het consortium geeft men dan in als uitgevende organisatie. Dit geeft geen problemen in de tool.


Wij hebben een accreditatie behaald. Het aantal deelnemers is op dit moment een schatting. Mag dit ook al ingegeven worden?

Een schatting is OK.



Moeten we ineens het maximum aantal intikken, of het aantal deelnemers op dat moment (project loopt over 3 jaar)?

Dat is een keuze die je zelf maakt. Je kan alles in één keer aanvragen of je kan ook jaar per jaar werken.


Dien ik voor een leerling die op meerdere buitenlandse plaatsen een stage volgt telkens een andere Europass aan te maken of kan ik dit zichtbaar maken in hetzelfde document van de desbetreffende leerling? M.a.w. dien ik per mobiliteit een Europass te maken of kan ik per leerling één enkele Europass aanmaken?

Het is niet mogelijk om meerdere stageplaatsen in één document te verwerken.Je kan kiezen: per mobiliteit/stage een apart document aanmaken of één document aanmaken en de laatste stageplaats kiezen maar wel in de omschrijving van de competenties de verworven competenties van de verschillende stageplaatsen groeperen. De contactpersoon van de laatste stageplaats moet dan wel akkoord gaan om te tekenen voor de volledige inhoud.



Onze contracten worden in december ondertekend, maar de Europass-Mobiliteit pas in maart en mei. Kan ik nu al de Europass Mobiliteiten aanvragen?

Ja, dat is mogelijk. Zo kan je al heel snel in het begin van het schooljaar de Europass Mobiliteiten opstellen en klaar zetten


Waarom moet ik bij de aanvraag mijn projectnummer Erasmus + en de begin- en einddatum van mijn project ingeven (en niet begin- en einddatum buitenlandse leerervaring / stage)?

Bij het aanvragen van het Europass-Mobiliteitsdocument wordt er inderdaad gevraagd naar het projectnummer en de begin- en einddatum van het (Erasmus+)project.

De specifieke periode van de mobiliteit zelf wordt in de volgende stap (bij het invullen van het document) gevraagd.


Europass-Mobiliteit aanvullen / Bestaande Europass-Mobiliteit bewerken


Wanneer moet de taalkeuze voor de Europass Mobiliteiten gebeuren?

De taalkeuze maak je in het het begin van de aanvraag, dus in het registratieformulier. Je zal zien dat ‘Vraag 6’ zal gaan over de taal van het Mobiliteitsdocument. 



Begrijp ik het goed dat de ‘Europass Mobility tool’ er nu niet meer is? Was nochtans handig.

Europass Vlaanderen heeft zijn samenwerking met Cologic, de ontwikkelaar van de ‘Europass Mobility tool’ stopgezet. De huidige manier om Europass Mobiliteiten aan te vragen is minstens even gemakkelijk en laagdrempelig. Met de voorziene methode kan je ‘in bulk’ Europass mobiliteiten aanmaken. Meer informatie over de aanvraag en invulprocedure vind je terug in deze handleiding of op ons Youtube kanaal.


Kan ik ook bij Europass Vlaanderen terecht voor de leerovereenkomst/Learning agreement?

Ja, wij sturen de learning agreement mee met de Europass Mobiliteiten na de goedkeuring van uw aanvraag.



Bij gastorganisatie (die de leerlingen ontvangt) zet ik daar onze partnerorganisatie of telkens de stageplaats waar de leerling werkt?

Wat de gastorganisatie betreft: het liefst de organisatie van de persoon die de Europassen-Mobiliteit zal ondertekenen.

Als dit iemand van de stageplaats is, dan liefst de stageplaats als gastorganisatie vermelden.



Twee leerlingen hebben omwille van ziekte hun buitenlandse stage vroegtijdig beëindigd (met doktersattest – slechts 6 van de 10 dagen stage gedaan). Mag aan deze twee leerlingen de Europass worden uitgereikt?

Natuurlijk mag er voor de periode van hun stage een Europass-Mobiliteit worden aangemaakt/uitgereikt.





Ontvangende organisatie


Kan de ontvangende organisatie/ stageplaats ook digitaal ondertekenen?

De stageplaats kan inderdaad ‘digitaal’ ondertekenen. Jouw Europass-Mobiliteit hoeft niet meer afgedrukt en ter plaatse ondertekend, maar dit kan je wel nog doen als je een manuele handtekening gebruikt.

Hoe digitaal laten ondertekenen?

Elke handtekening kader is voorzien van een uploadvakje. Het is de bedoeling dat je hierop klikt en een afbeelding van je handtekening upload. Ook de ontvangende organisatie/ stageplaats kan op deze manier handtekenen als ze het document hebben ontvangen

Stappen om digitaal te ondertekenen:

Klik op het uploadvakje  –> Bladeren –> Kies je afbeelding –> Voilà, je handtekening is opgeladen!



Handtekening/stempel

Ik veronderstel dat we ook een digitale handtekening kunnen maken met een digitale pen in een tekenprogramma?

Een digitale handtekening met een digitale pen is niet mogelijk. Eenmaal je de Europass mobiliteiten hebt ontvangen, zal je zien dat je een bestand (jouw handtekening) kan opladen in het voorziene vakje. Het is belangrijk dat de handtekening op een witte achtergrond staat en een duidelijke foto is.  



Europass Mobiliteiten

Als wij meer deelnemers wensen mee te nemen dan initieel voorzien, hebben wij ook meer Europass mappen. Hoe kunnen wij extra mappen aanvragen?

Het is belangrijk om een goede inschatting te maken van het aantal Europass mappen. Bij een tekort stuur je een mail met het gewenste aantal Europass mappen en uw adres naar europass@vdab.be

Begrijp ik het goed dat de ‘Europass Mobility tool’ er nu niet meer is? Was nochtans handig.

Europass Vlaanderen heeft zijn samenwerking met Cologic, de ontwikkelaar van de ‘Europass Mobility tool’ stopgezet. De huidige manier om Europass Mobiliteiten aan te vragen is minstens even gemakkelijk en laagdrempelig. Met de voorziene methode kan je ‘in bulk’ Europass mobiliteiten aanmaken. Meer informatie over de aanvraag en invulprocedure vind je terug in deze handleiding of op ons Youtube kanaal.

Betekent dat ook dat je maar een aanvraag moet doen voor meerdere scholen als ze onder één project(nummer) vallen ?

Als die scholen partner zijn binnen hetzelfde E+ project, dan hoeft de aanvrager maar één aanvraag te doen met het projectnummer .

Bij gastorganisatie (die de leerlingen ontvangt) zet ik daar onze partnerorganisatie of telkens de stageplaats waar de leerling werkt?

Wat de gastorganisatie betreft: het liefst de organisatie van de persoon die de Europassen-Mobiliteit zal ondertekenen.

Als dit iemand van de stageplaats is, dan liefst de stageplaats als gastorganisatie vermelden.

Dien ik voor een leerling die op meerdere buitenlandse plaatsen een stage volgt telkens een andere Europass aan te maken of kan ik dit zichtbaar maken in hetzelfde document van de desbetreffende leerling? M.a.w. dien ik per mobiliteit een Europass te maken of kan ik per leerling één enkele Europass aanmaken?

Het is niet mogelijk om meerdere stageplaatsen in één document te verwerken.Je kan kiezen: per mobiliteit/stage een apart document aanmaken of één document aanmaken en de laatste stageplaats kiezen maar wel in de omschrijving van de competenties de verworven competenties van de verschillende stageplaatsen groeperen. De contactpersoon van de laatste stageplaats moet dan wel akkoord gaan om te tekenen voor de volledige inhoud.

Heb ik een EULogin nodig om Europass Mobilitieiten aan te vragen?

Neen, het EULogin gebruik je om een Europass profiel mee aan te maken. Als je Europass profiel hebt gemaakt, dan heb je toegang tot het E-portfolio waar je onder meer een CV en motivatiebrief kan opstellen. Europass Mobiliteiten worden gewoon aangevraagd via de nationale website van Europass Vlaanderen. Europass Mobiliteiten aanvragen doe je hier.

Hoe slagen wij er in om de Europass mobiliteit in zijn totaliteit af te drukken? Is er een lijnlimiet per vraag?

Voor elke vraag is er inderdaad een lijnlimiet. De lijnen die beschikbaar zijn per vraag = lijnlimiet. Als je deze limiet overschrijdt dan valt de tekst buiten de beschikbare ruimte, waardoor het niet meer zichtbaar zal zijn bij het afdrukken.

Hoe weet je of je de lijnlimiet overschrijdt? Als er een ‘+’ verschijnt rechtsonder het vakje dat heb je de limiet overschreden.

 

Hoe ziet een goede Europass-Mobiliteit eruit?

We hebben twee voorbeelden ter beschikking: één voor leerlingenmobiliteit en één voor mobiliteit van personeel. Toch niet zeker over uw Europass-Mobiliteit? Contacteer ons gerust.

Ik heb een vraag, hoe kan ik contact opnemen?

Voor vragen staat het Europass-team voor je klaar. Stuur gerust een mail naar europass@vdab.be. 

Anderen contactgegevens vind je hier.

Ik krijg de handtekening niet geüpload omdat het symbooltje niet verschijnt in het kader. Ik kan daar dus niks inzetten.

De interactieve pdf voor het invullen van de Europass mobiliteiten dien je te openen op uw pc of laptop om achteraf de nodige handtekeningen toe te voegen.

Ik veronderstel dat we ook een digitale handtekening kunnen maken met een digitale pen in een tekenprogramma?

Een digitale handtekening met een digitale pen is niet mogelijk. Eenmaal je de Europass mobiliteiten hebt ontvangen, zal je zien dat je een bestand (jouw handtekening) kan opladen in het voorziene vakje. Het is belangrijk dat de handtekening op een witte achtergrond staat en een duidelijke foto is.  

In welke taal ontvang ik de Europass Mobiliteiten en in welke taal moet ik ze invullen?

In het registratieformulier kies je in welke taal je het document graag ontvangt. Bespreek op voorhand samen met de ontvangende partij in welke taal jullie het document gaan uitreiken.

Je kiest als school zelf in welke taal je de Europass Mobiliteiten invult. Zorg wel dat de ontvangende partij hiermee instemt. Zij zullen uiteindelijk dit document ook gaan ondertekenen. Stem dit dus zeker eerst af met je partner in het buitenland.

Is de zendende organisatie de school of het consortium?

De zendende organisatie is je eigen school/organisatie. Het consortium is de uitgevende organisatie. Zit je niet in een consortium dan schrijf je bij de uitgevende en de zendende organisatie  de naam van je school 

Is er ook een handleiding terug te vinden over de aanvraag en het invullen van de Europass Mobiliteiten?

Ja zeker, hier vind je de handleiding die je stap voor stap uitlegt hoe je de volledige procedure moet doorlopen.

Kan de ontvangende organisatie/ stageplaats ook digitaal ondertekenen?

De stageplaats kan inderdaad ‘digitaal’ ondertekenen. Jouw Europass-Mobiliteit hoeft niet meer afgedrukt en ter plaatse ondertekend, maar dit kan je wel nog doen als je een manuele handtekening gebruikt.

Hoe digitaal laten ondertekenen?

Elke handtekening kader is voorzien van een uploadvakje. Het is de bedoeling dat je hierop klikt en een afbeelding van je handtekening upload. Ook de ontvangende organisatie/ stageplaats kan op deze manier handtekenen als ze het document hebben ontvangen

Stappen om digitaal te ondertekenen:

Klik op het uploadvakje  –> Bladeren –> Kies je afbeelding –> Voilà, je handtekening is opgeladen!

Kan een projectnummer gekoppeld worden aan meerdere onderwijsinstellingen/profielen? Wij hebben namelijk een consortium met zes verschillende instellingen.

Binnen een consortium maakt elke zendende organisatie een login aan en doet de aanvraag met het projectnummer. De naam van het consortium geeft men dan in als uitgevende organisatie. Dit geeft geen problemen in de tool.

Kan ik ook bij Europass Vlaanderen terecht voor de leerovereenkomst/Learning agreement?

Ja, wij sturen de learning agreement mee met de Europass Mobiliteiten na de goedkeuring van uw aanvraag.

Kan ik persoonsgegevens uit de Beneficiary model van Erasmus+ importeren om mijn Europass Mobiliteiten op te stellen?

Neen, het is niet mogelijk om persoonsgegevens te exporteren uit de Beneficiary Module van Erasmus+. Sinds september 2024 is Europass Vlaanderen overgestapt naar een nieuwe aanvraagmethode. Meer uitleg over deze aanvraagmethode en het invullen van de Europass Mobiliteiten vind je in deze handleiding.

 

Kunnen we eventueel nog na webinar bij problemen bij iemand terecht ?

 Met problemen, vragen en dergelijke kan je steeds terecht op het e-mailadres europass@vdab.be of telefonisch via de helpdesk  +32 (0)2 553 97 20.

Kunnen wij nog een Europass-Mobiliteit aanmaken voor onze studenten als ze al terug zijn van hun stage?

Ja, dat is geen probleem zolang de stage en de Europass Mobiliteit maar binnen hetzelfde schooljaar vallen.

Moeten we ineens het maximum aantal intikken, of het aantal deelnemers op dat moment (project loopt over 3 jaar)?

Dat is een keuze die je zelf maakt. Je kan alles in één keer aanvragen of je kan ook jaar per jaar werken.

Onze contracten worden in december ondertekend, maar de Europass-Mobiliteit pas in maart en mei. Kan ik nu al de Europass Mobiliteiten aanvragen?

Ja, dat is mogelijk. Zo kan je al heel snel in het begin van het schooljaar de Europass Mobiliteiten opstellen en klaar zetten

Telt Europass-Mobiliteit als aanwezigheidsattest voor een Erasmus+-stage?

Ja. Op voorwaarde dat de Europass-Mobiliteit voldoet aan een aantal criteria. Hier vind je een
oplijsting van de criteria. De leidraad vind je na de oplijsting van de criteria in het document.

Twee leerlingen hebben omwille van ziekte hun buitenlandse stage vroegtijdig beëindigd (met doktersattest – slechts 6 van de 10 dagen stage gedaan). Mag aan deze twee leerlingen de Europass worden uitgereikt?

Natuurlijk mag er voor de periode van hun stage een Europass-Mobiliteit worden aangemaakt/uitgereikt.

Vullen we ons persoonlijk adres in of dat van de school?

Je vult het adres van de organisatie/school in.

Waarom moet ik bij de aanvraag mijn projectnummer Erasmus + en de begin- en einddatum van mijn project ingeven (en niet begin- en einddatum buitenlandse leerervaring / stage)?

Bij het aanvragen van het Europass-Mobiliteitsdocument wordt er inderdaad gevraagd naar het projectnummer en de begin- en einddatum van het (Erasmus+)project.

De specifieke periode van de mobiliteit zelf wordt in de volgende stap (bij het invullen van het document) gevraagd.

Wanneer moet de taalkeuze voor de Europass Mobiliteiten gebeuren?

De taalkeuze maak je in het het begin van de aanvraag, dus in het registratieformulier. Je zal zien dat ‘Vraag 6’ zal gaan over de taal van het Mobiliteitsdocument. 

Wat bedoelen jullie met kwalificeren en valideren? Het heeft immers geen juridische basis.

Met validering bedoelen we dat de werkgever of organisatie het document valideert door het mee te ondertekenen. In die zin onderschrijft dit de verworven competenties. Dat maakt het waardevoller dan zelfrapportage.

Wat is de einddatum van het project in geval van accreditatie? Is dat eind oktober of het einde van het schooljaar of de datum van de laatste uitwisseling?

Is te zien of je kiest voor de accreditatie als projectnummer of het project voor dit schooljaar.

Werk je per schooljaar? Dan gebruik je best het projectnummer van het schooljaar en de data van het project.

Wat met gelijkstelling van studies?

Europass biedt een aantal tools die extra informatie geven over de behaalde diploma’s en certificaten. Zo omschrijft het Europass-Diplomasupplement de verworven kennis, vaardigheden en competenties van een bachelor- of masterdiploma uit het hoger onderwijs. Het geeft bijkomende informatie over de aard, de inhoud, het niveau en de duur van een opleiding zodat werkgevers en/of onderwijsinstellingen in het buitenland beter begrijpen wat een kwalificatie inhoudt. Het Europass-Certificaatsupplement omschrijft dit voor beroepsopleidingen en -ervaringen.

Deze documenten zijn waardevol voor toekomstige werkgevers en onderwijsinstellingen om beter te begrijpen wat de opleiding inhoudt. Maar ze omvatten geen automatische erkenning van een diploma of kwalificatie in het buitenland. De juridische gelijkstelling van buitenlandse diploma’s en certificaten gebeurt door NARIC.

Wat met verlengde contracten?

Geen probleem om daar ten gepaste tijde Europassen-Mobiliteit voor aan te vragen.

Welk projectnummer moeten we invullen in het registratieformulier?

Het projectnummer is het nummer dat je krijgt via je Erasmus+ project dat werd goedgekeurd door het Nationaal Agentschap (NA).

Wie moet ondertekenen bij ‘referentiepersoon’ (vaknummer 34A)?

De referentiepersoon van de ontvangende partner dient hier te tekenen.

Wij hebben een accreditatie behaald. Het aantal deelnemers is op dit moment een schatting. Mag dit ook al ingegeven worden?

Een schatting is OK.

Europass profiel & E-portfolio

Als leerlingen zich registreren, kunnen zij niet direct verder aan de cv werken, maar moeten ze een tijd (een dag?) wachten vooraleer zij geregistreerd zijn en hun EU-login hebben?

Net na de lancering van de tool waren er wat problemen met het aanmaken van een EU-login waardoor het veel tijd vroeg.Ondertussen zijn die problemen opgelost. Na aanvraag moet je momenteel een 5-tal minuten wachten op de bevestigingsmail en dan kan je inloggen.

Waar kunnen we behaalde certificaten plaatsen die leerlingen hebben behaald tijdens het schooljaar? (leerlingen uit leren en werken)

Certificaten kunnen opgeslagen worden in ‘Mijn Bibliotheek’. Ook badges kunnen daar op een veilige manier opgeslagen en bewaard worden.

Wat vullen leerlingen in bij werkervaring? Kan je dat open laten? Kan je daar ervaring als jobstudent invullen?

Is geen verplicht veld, kan dus opengelaten worden. Ervaring als jobstudent past hier perfect in, maar ook bijvoorbeeld vrijwilligerswerk.

Wij willen werken met het E-portfolio. Moet elke leerling zich dan apart registreren en een Europass profiel aanmaken?

Het is inderdaad de bedoeling dat elke leerling een eigen Europass profiel maakt; het Europass profiel is namelijk persoonlijk.

Het is niet verplicht om een Europass profiel aan te maken maar wel sterk aangeraden, want het Europass profiel biedt namelijk meer mogelijkheden en matchings.