Menu Sluiten

Vragen en antwoorden Chat Europass-Mobiliteitstraining

Algemeen

Telt Europass-Mobiliteit als aanwezigheidsattest voor een Erasmus+-stage?
Ja. Op voorwaarde dat de Europass-Mobiliteit voldoet aan een aantal criteria. Hier vind je een
oplijsting van de criteria. De leidraad vind je na de oplijsting van de criteria in het document.

Kan ik persoonsgegevens uit Mobilitytool van Erasmus+ importeren in de Europass-Mobiliteitstool?

Ja, het is mogelijk om persoonsgegevens (houder en ontvangende partner) te exporteren uit
Mobilitytool Erasmus+ en te importeren in de Europass-Mobiliteitstool. Meer uitleg via deze
handleiding.


Hoe ziet een goede Europass-Mobiliteit eruit?

We hebben twee voorbeelden ter beschikking: één voor leerlingenmobiliteit en één voor mobiliteit van personeel. Toch niet zeker over uw Europass-Mobiliteit? Contacteer ons gerust.


Ik heb een vraag, hoe kan ik contact opnemen?

Voor vragen staat het Europass-team voor je klaar. Je kan ons steeds een mail sturen.


Europass-Mobiliteit en nieuwe mobiliteitstool

Beginscherm – inloggen

Waar vind ik mijn wachtwoord?

Je wachtwoord verschijnt maar één keer. Daarom onze tip om het ergens op een veilige plaats te noteren. Heb je het wachtwoord niet genoteerd of ben je het kwijt, dan vraag je gewoon een nieuw wachtwoord aan op de inlogpagina.


Waar kan ik nu mijn wachtwoord wijzigen?

Je kan zelf geen wachtwoord kiezen. Je moet werken met het door het systeem gegenereerde wachtwoord. Vergeet zeker niet dit wachtwoord op een veilige plaats te bewaren.


Contactgegevens

Kan je meerdere e-mailadressen koppelen aan een school?

Je kan aan een organisatie tot 3 extra gebruikers koppelen.


Vullen we ons persoonlijk adres in of dat van de school?

Je vult het adres van de organisatie/school in.


Moet je nog op complete your master data klikken?

Je moet inderdaad je master data / contactgegevens aanvullen. Je kan die gegevens aanvullen vanuit het hoofdmenu. Als er wijzigingen nodig zijn kan je dit ook ten allen tijde aanpassen.


Kan je meerdere soorten opleiding toevoegen? Wij hebben technisch en beroeps secundair.

Je kan inderdaad maar één soort opleiding kiezen. Daarom zouden we aanraden om de optie te kiezen die overeenkomt met de meeste mobiliteiten ofwel diegene die het dichtst aanleunt bij de richtingen.


Bij “complete your master data” je eigen gegevens invullen of die van school?

Daar vul je de gegevens in van de school/organisatie.


Maar daar kunnen maar vier personen worden toegevoegd? Dat is voor ons onvoldoende gezien we met zes instellingen werken.

Die vier personen zijn per organisatie/instelling.


Betekent dat ook dat je meerdere scholen aan één projectnummer kan koppelen?

Als die scholen partner zijn binnen hetzelfde project, kunnen zij inderdaad hetzelfde projectnummer ingeven.


Aanvragen Europass-Mobiliteit

Kunnen wij nog een Europass-Mobiliteit aanmaken voor onze studenten als ze al terug zijn van hun stage?

Ja, dat is geen probleem.


Als wij meer deelnemers wensen mee te nemen dan in de goedkeuring is er geen automatische GO?

Inderdaad, er is dan geen automatische goedkeuring. Maar wij doen die goedkeuring dan manueel (eventueel na eerst wat extra info op te vragen via e-mail).


Kan een projectnummer gekoppeld worden aan meerdere onderwijsinstellingen/profielen? Wij hebben namelijk een consortium met zes verschillende instellingen.

Binnen een consortium maakt elke zendende organisatie een login aan en doet de aanvraag met het projectnummer. De naam van het consortium geeft men dan in als uitgevende organisatie.Dit geeft geen problemen in de tool.


Wij hebben een accreditatie behaald. Het aantal deelnemers is op dit moment een schatting. Mag dit ook al ingegeven worden?

Een schatting is OK.


Waarom moet er een (manuele) goedkeuring gebeuren? Zal dit vlot verlopen? Het Griekse systeem was vroeger ook zo ontworpen en het werd een volledige chaos.

Als alle parameters juist zijn ingevuld, gebeurt er een automatische goedkeuring. In de andere gevallen krijgen wij een signaal dat we een aanvraag moeten bekijken. We zullen dan snel contact opnemen via e-mail met de nodige vragen. Zodra we de antwoorden dan ontvangen hebben, kunnen we de aanvraag manueel goedkeuren.


Moeten we ineens het maximum aantal intikken, of het aantal deelnemers op dat moment (project loopt over 3 jaar)?

Dat is een keuze die je zelf maakt. Je kan alles in één keer aanvragen of je kan ook jaar per jaar werken.


Dien ik voor een leerling die op meerdere buitenlandse plaatsen een stage volgt telkens een andere Europass aan te maken of kan ik dit zichtbaar maken in hetzelfde document van de desbetreffende leerling? M.a.w. dien ik per mobiliteit een Europass te maken of kan ik per leerling één enkele Europass aanmaken?

Het is niet mogelijk om meerdere stageplaatsen in één document te verwerken.Je kan kiezen: per mobiliteit/stage een apart document aanmaken of één document aanmaken en de laatste stageplaats kiezen maar wel in de omschrijving van de competenties de verworven competenties van de verschillende stageplaatsen groeperen. De contactpersoon van de laatste stageplaats moet dan wel akkoord gaan om te tekenen voor de volledige inhoud.


Consortium is de zendende organisatie?

De zendende organisatie is je eigen school/organisatie. Het consortium is de uitgevende organisatie.


Onze contracten worden in december ondertekend, maar de Europass-Mobiliteit pas in maart en mei. Kan je dat dan toch nog integreren?

 Ook ouders moeten bij ons tekenen. Hoe kan dat?In deze tool is het de bedoeling dat je de gegevens invoert op het moment dat ze bekend zijn. Zo kan je al heel snel in het schooljaar de gegevens van de leerlingen invoeren en de contracten genereren. Het verder inhoudelijk aanvullen van de Europass-Mobiliteit gebeurt dan tijdens of na de stage in het buitenland.

Wat de contracten betreft: daar blijven de geldende regels van Erasmus+ gelden. De tool biedt gewoon de mogelijkheid om sommige zaken al automatisch in de contacten aan te vullen.


Waarom moet ik bij de aanvraag mijn projectnummer Erasmus + en de begin- en einddatum van mijn project ingeven (en niet begin- en einddatum buitenlandse leerervaring / stage)?

Bij het aanvragen van het Europass-Mobiliteitsdocument wordt er inderdaad gevraagd naar het projectnummer en de begin- en einddatum van het (Erasmus+)project. De looptijd van het project is namelijk één van de criteria die een automatische goedkeuring mogelijk maakt.

De specifieke periode van de mobiliteit zelf wordt in de volgende stap (bij het invullen van het document) gevraagd.


Europass-Mobiliteit aanvullen / Bestaande Europass-Mobiliteit bewerken

Hoe kunnen de scholen die in een consortium zitten de adressen kopiëren naar de Europass Mobility? Hebben ze toegang tot de mobility tool?

Elke school moet apart een login aanmaken voor de Europass-Mobiliteitstool. Als zij een login hebben voor de Erasmus+-Mobility-tool kunnen zij uit die tool gegevens exporteren en importeren in onze tool.Of de verantwoordelijke van het Consortium maakt een download uit de Erasmus+-Mobility-tool en bezorgt die aan alle scholen zodat ze die gegevens in onze tool kunnen importeren.


Wanneer moet de taalkeuze voor de EMD gebeuren? Bij de aanvraag of bij het bewerken van bestaande mobiliteiten?

De taalkeuze kan je op eender welk moment aanpassen door bovenaan gewoon een andere taal te kiezen.


Blijven die gegevens van de ontvangende organisatie, net als vroeger, ook bewaard (voor de volgende jaren)?

Alle gegevens blijven bewaard. Je kan makkelijk gegevens uit oude EuropassMobiliteitsdocumenten kopiëren naar nieuwe documenten.


Begrijp ik het goed dat de ‘wizard’ uit de vorige tool er nu niet meer is? Was nochtans handig.

De wizard is niet meer dezelfde maar in de nieuwe tool wordt hetzelfde principe gebruikt. Je kan heel wat zaken overnemen naar verschillende documenten in één keer via de kopieerfunctie.


Dus we kunnen de leerovereenkomsten vanaf september via de Europass Mobilitytool automatisch genereren? Fantastisch!

Ja, dat is een absolute meerwaarde aan de tool en vermijdt dubbel werk.


Worden de gegevens vanuit learning agreement en grant agreement automatisch overgenomen in EM? Of moet je dat toch nog manueel ingeven?

Omgekeerd. Gegevens die je in de Europass-Mobiliteitstool ingeeft worden automatisch overgenomen in de learning en grant agreement. Uiteraard zal je nog altijd andere info manueel moeten verder toevoegen aan de learning en grant agreement.


Bij gastorganisatie (die de leerlingen ontvangt) zet ik daar onze partnerorganisatie of telkens de stageplaats waar de leerling werkt?

Wat de gastorganisatie betreft: het liefst de organisatie van de persoon die de Europassen-Mobiliteit zal ondertekenen. Als dit iemand van de stageplaats is, dan liefst de stageplaats als gastorganisatie vermelden.


Het vierde vakje op mijn overzicht blijft wit i.p.v. groen, maar volgens mij heb ik toch alle gegevens ingevuld. Kan dit?

Dat 4de hokje staat voor de digitale handtekening van de ontvangende partner. Als die het document digitaal gehandtekend heeft, komt dit in het groen.

De digitale handtekening is geen verplichting, de ontvangende partner kan het document ook perfect op papier ondertekenen.

Als je werkt met een handtekening op papier, kan je het document genereren door op het pdf-icoontje te klikken. Dan blijft dat 4 de hokje inderdaad wit, maar dat is geen enkel probleem of belemmering.


Twee leerlingen hebben omwille van ziekte hun buitenlandse stage vroegtijdig beëindigd (met doktersattest – slechts 6 van de 10 dagen stage gedaan). Mag aan deze twee leerlingen de Europass worden uitgereikt?

Natuurlijk mag er voor de periode van hun stage een Europass-Mobiliteit worden aangemaakt/uitgereikt.


Één van mijn leerlingen die zou meegaan op buitenlandse stage, heeft besloten om te stoppen met haar studies en heeft ondertussen onze school al verlaten. Wij hadden voor haar al een Europass-Mobiliteit aangemaakt. Hoe kunnen we die nu verwijderen?

Jullie kunnen zelf geen documenten verwijderen. Bezorg ons de naam van de leerling en dan kunnen wij het document verwijderen.
Tenzij er iemand anders in haar plaats zou meegaan, dan kan je de gegevens gewoon overschrijven.


Bij personal details: In het Nederlands staat er leerlingen secundair onderwijs, maar dit staat niet vermeld in het Engels. Wordt dit “student at a general school”?

Er zijn twee velden die alleen tellen voor statistische doeleinden (lees: voor onze rapporteringen): eentje bij “persoonlijke gegevens”; en eentje bij "taken / kwalificaties”.

Die velden zijn NIET zichtbaar op het Europass-Mobiliteitsdocument en worden dus ook niet vertaald.


Bij tasks/qualifications: het betreft in onze school leerlingen van hout, autoafdeling, elektriciteit, ict. Vallen die onder “other”?

Je duidt die sector per leerling aan. Ik zou dus proberen om zoveel mogelijk een keuze te maken. Eventueel gewoon op basis van de sector waarbinnen het stagebedrijf van die leerling valt.

  • Hout kan bv onder “Productie en verwerking / ambachten” of “Land- en bosbouw”
  • Autoafdeling kan bv onder “Metaalwerk / machinebouw / (fijn)mechanica”
  • Elektriciteit kan bv onder “Architectuur en bouw”;
  • ICT kan onder “Informatie en communicatie / media”

Als je het echt niet kan plaatsen, mag je uiteraard andere selecteren.


Ontvangende organisatie

Hoe hebben de stageplaatsen de toegang?

Je kan vanuit de tool een automatische mail sturen naar de stageplaats. In die mail staat welke organisatie hen die uitnodiging gestuurd heeft en zit een link om toegang te krijgen tot de tool.


Dus de stageplaats kan dan ook digitaal ondertekenen? Moeten die dan ook zoveel stappen doorlopen?

De stageplaats kan inderdaad digitaal ondertekenen. Je moet dus je Europass-Mobiliteit niet meer afdrukken en ter plaatse laten handtekenen. Dit kan volledig digitaal.

Je kan vanuit de tool een mail sturen naar de stageplaats. In die mail staat welke organisatie hen die uitnodiging gestuurd heeft en zit een link om toegang te krijgen tot de tool.Zij hebben dus een heel eenvoudige procedure om toegang te krijgen.


Ik gaf onze gastorganisatie toegang om digitaal te handtekenen maar ze hebben geen mail ontvangen.

Het kan zijn dat de mail terecht gekomen is in de Spam-mailbox. Vraag dus de gastorganisatie zeker om die mailbox even te checken en bezorg hen zeker ook de handleiding voor ontvangende organisaties (bestaat in het Engels en in het Frans). De handleiding geeft stap voor stap weer wat de gastorganisatie moet doen.


Handtekening/stempel

Ik veronderstel dat we ook een digitale handtekening kunnen maken met een digitale pen in een tekenprogramma?

Ja, het maakt niet uit hoe je de handtekening maakt. Maar je moet het bestand opladen als JPGbestand. Het is belangrijk dat de handtekening op een witte achtergrond staat en dat de ruimte rond de handtekening groot genoeg is (dus niet inzoomen op de handtekening).


Wat met minderjarige leerlingen, kunnen de ouders ook mee ondertekenen?

Als de leerlingen minderjarig zijn, spreekt het voor zich dat de ouders het document voor toestemming om de leerling zijn gegevens in te voeren in onze tool moeten handtekenen. Hier gelden eigenlijk dezelfde regels als toestemming voor deelname aan een stage in het kader van Erasmus+. Het is onze bedoeling om tegen de start van het schooljaar 2021 – 2022 een ontwerp van document klaar te hebben waarmee jullie aan de leerlingen (of hun ouders als leerlingen minderjarig zijn) om toestemming vragen om hun gegevens in te voeren in onze tool.

Wat het Europass-Mobiliteitsdocument betreft: dat mogen de leerlingen (ook al zijn ze minderjarig) zelf tekenen.